Come archiviare e conservare le bolle doganali

DocLife - il software di gestione documentale, workflow management e conservazione a norma integrato con l’Erp Unigea - mette a disposizione delle aziende una procedura dematerializzata di archiviazione e conservazione digitale delle bolle doganali.

Questa soluzione permette di definire un workflow di archiviazione digitale della documentazione doganale; DocLife si occupa di:

• identificare i vari tipi di documento (file XML e file PDF);
• estrarre i metadati dall’xml e convertirlo in un formato leggibile:
• archiviare i documenti in un punto preciso dell’archivio digitale: se i documenti sono relativi ad una nuova pratica viene creato un apposito fascicolo, se invece la pratica è esistente i documenti sono associati alla relativa cartella già presente in DocLife;
• predisporre la documentazione per l’invio in conservazione;
• supportare l’utente nell’invio in conservazione digitale a norma verso il sistema integrato con DocLife.

Perché la procedura digitale di DocLife è importante?
Le norme sull'archiviazione e conservazione delle bolle doganali rappresentano un argomento di crescente attenzione per le aziende coinvolte in operazioni di import-export: la normativa doganale dell’Unione Europea non ammette l’utilizzo di un formulario cartaceo né per la presentazione, né per la conservazione del “fascicolo doganale”, pertanto è necessario che l’intero processo sia gestito in digitale.

Documenti doganali: il contesto normativo

Il Regolamento UE 2013/952 ha stabilito le norme, le procedure generali e la documentazione necessaria per le merci che entrano o escono dal territorio dell’Unione.

In particolare, l’articolo 6 stabilisce che tutti gli scambi informativi tra autorità doganali e operatori economici devono avvenire mediante procedimenti informatici.

Le dichiarazioni doganali di esportazione e di importazione sono trasmesse mediante un file XML firmato digitalmente (stessa tecnologia utilizzata per la fattura elettronica) e, una volta recepite dal Sistema Informativo dell’Agenzia delle Dogane, assumono piena efficacia come documenti informatici (in base a quanto stabilito dal Codice dell’Amministrazione Digitale, CAD).

Successivamente all’invio di tale XML, il Sistema Informativo notifica l’accettazione mediante la comunicazione del codice MRN, il Movement Reference Number (proprio come SDI fa con le fatture!).

Una volta conclusa la fase dello svincolo delle merci, l’Agenzia delle Dogane mette a disposizione degli operatori economici vari documenti:

• Il Prospetto riepilogativo (in formato PDF) che riporta i dati relativi al pagamento dei diritti doganali (dazio, IVA e altri tributi) al fine di consentire di assolvere agli obblighi contabili e fiscali connessi alla registrazione delle “bollette” di importazione
• Il Prospetto sintetico della dichiarazione doganale (in formato PDF) che elenca i dati salienti della dichiarazione
• Il Prospetto di svincolo (in formato PDF) che consente le attività di riscontro al varco condotte dalla Guardia di Finanza, finalizzate all’apposizione del visto uscire (cd. Messaggio QA) e confermare il corretto completamento delle procedure doganali
• Il Documento di Accompagnamento Esportazione (DAE), nel caso delle esportazioni.

Tali documenti sono a disposizione nel Cassetto doganale del Portale Unico Dogane e Monopoli, dove gli operatori economici possono accedere ed effettuare il download (al momento non è previsto un sistema di notifica!).

Poiché si tratta di documenti digitali devono essere tutti conservati a norma, in digitale.

I costi della gestione cartacea

Una gestione cartacea o ibrida (carta e digitale) può rappresentare un costo molto significativo per l’azienda.

I principali fattori critici da considerare sono:

1. costo spazio di archiviazione
2. percentuale di documentazione che NON dovrebbe essere conservata
3. percentuale di documentazione conservata oltre i termini legali
4. costo salariale lordo delle persone impiegate per la gestione dell’archivio
5. tempo necessario per monitoraggio archivio
6. assicurazione antincendio

I vantaggi di DocLife

Adottare una soluzione digitale per la gestione delle “bolle doganali”, già integrata con il tuo Erp, consente di avere a disposizione:

1. un archivio digitale in cui archiviare tutti i documenti
2. un sistema di workflow management per impostare il flusso documentale corretto
3. un sistema avanzato per ricercare la documentazione
4. un sistema di estrazione automatica di metadati da documenti XML

E soprattutto...

5. l’apposito modulo per la conservazione digitale: creazione e invio dei pacchetti di versamento verso il sistema di conservazione a norma integrato.

Non attendere oltre: richiedici un incontro per capire come DocLife può semplificare il tuo lavoro!